Hinweisgeberschutzgesetz – interne Meldestelle

• Sicherstellung der Unabhängigkeit der Tätigkeit
• Vertraulichkeit bzw. die Wahrung der Geheimhaltung oder der Vertraulichkeit
• Untersuchung möglicher Verstöße bzw. Meldungen und Einleitung angemessener Folgemaßnahmen lt. §18 HinSchG

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz und was soll damit bewirkt werden?

Das HinSchG ist die nationale Umsetzung der Europäische Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

Ein zentraler Baustein des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Etablierung von Meldestellen. Sie sorgen dafür, dass Rechtsverstöße untersucht, verfolgt und unterbunden und Whistleblower insoweit vor Benachteiligungen geschützt werden, die ihnen wegen ihrer Meldung drohen oder diese bereits zuvor von einer solchen abschrecken können. Zugleich werden es die internen Meldestellen aber auch Unternehmen ermöglichen, Haftungsansprüche und Imageschäden zu vermeiden.

Die Ziele der Richtlinie sind:

• Vereinheitlichung des Schutzes von Hinweisgebern in der EU
• mehr Aufdeckung von Rechtsverstößen und Missständen
• Schutz der Hinweisgeber UND der von der Meldung betroffenen Unschuldigen, durch
  • Verbot von Repressalien
  • Schadensersatzansprüche
  • Meldeverfahren
  • Bußgelder bei Verstößen.

Ab wann gilt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Gesetzt tritt am 2. Juli 2023 in Kraft.

Aufgrund der abgelaufenen Umsetzungsfrist der EU-Whistleblower-Richtlinie ist die Umsetzungsfrist sehr kurz. Zumindest kleinere Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten haben für die Einrichtung der Meldestellen bis zum 17. Dezember 2023 (§ 42 HinSchG) zu sorgen. Größere Unternehmen haben die Vorgaben unverzüglich umzusetzen.

Bußgelder für den Nichtbetrieb einer internen Meldestelle werden voraussichtlich erst ab dem 1. November 2023 verhängt.

Warum sollten Sie diese Pflicht ernst nehmen?

Hinweisgeber sollen sich zwar laut Gesetzes vorrangig an die eingerichteten, internen Meldestellen der Unternehmen wenden, aber am Ende haben Whistleblower ein Wahlrecht, ob sie (vermutete) Verstöße an eine interne Meldestelle oder eine externe staatliche Meldestelle (des Bundes) melden.

Die internen Meldestellen sollten daher entsprechend vertrauensvoll und niederschwellig aufgebaut sein – der Gesetzgeber spricht insoweit ausdrücklich davon

„Anreize dafür schaffen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden.“

§7 Abs. 3 HinSchG

Dies ist auch im Sinne Ihres Unternehmens. Sie sollten den Meldeprozess möglichst „ansprechend“ ausgestalten. Auf diese Weise haben Sie die Chance, etwaige Verstöße abzustellen, bevor diese nach außen dringen und so deren potenzielle Auswirkungen auf ein Minimum zu beschränken.

Des Weiteren ist ein Verstoß gegen die Pflicht, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben, mit 20.000 € bußgeldbewehrt. Und auch der allzu unbedachte Betrieb einer internen Meldestelle kann Konsequenzen haben. Etwa wenn dadurch leichtfertig die Vertraulichkeit nicht gewahrt und so die Identität des Hinweisgebers oder Personen, die in dessen Meldung genannt werden, gegenüber Nichtberechtigten offenbart wird. In solchen Fällen droht ein Bußgeld von 50.000 €.

Welche Anforderungen werden an die interne Meldestelle gestellt und welche Aufgaben hat sie zu erfüllen?

An die mit den Aufgaben beauftragte Personen knüpft der Gesetzgeber verschiedene Anforderungen. Vorrangig hat diese bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig zu sein. Gleichwohl ist es ihr gestattet, neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle, andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Dabei muss jedoch sichergestellt sein, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen (§ 15 Abs. 1 HinSchG).

Zudem hat das Unternehmen sicherzustellen, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragte Person über die dafür notwendige Fachkunde verfügt (§ 15 Abs. 2 HinSchG).

Außerdem gehört zu den Aufgaben der beauftragten Person auch

• das Führen des Verfahrens bei internen Meldungen,
• das Ergreifen von Folgemaßnahmen (u.a. Durchführung von internen Untersuchungen das Kontaktieren von betroffenen Personen und Arbeitseinheiten),
• Erfüllung der Informationspflicht durch Bereitstellung klarer und leicht zugänglicher Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens,
• Erfüllung der Dokumentations- und Einwilligungspflicht in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots, § 11 Abs. 1 HinSchG,
• Einhaltung der Löschpflicht und
• Einhaltung bestimmter Schutzmaßnahmen, §§ 33-39.

DACURA als Ihre interne Meldestelle

Wir haben uns intensiv mit der Gesetzgebung befasst und einen Meldekanal ausgemacht, der den gesetzlichen Anforderungen gerecht wird und auch in das von uns genutzte Datenschutzmanagementportal eingebunden werden kann.

Somit können wir Ihnen als interne Meldestelle zur Verfügung stehen, ohne dass Sie Ihr Personal zusätzlich belasten oder sich um die Einrichtung eines Meldekanals kümmern zu müssen!

Bei Interesse kommen Sie gern auf uns zu!